Especialista em Gestão de Documentos e Informação do Governo

Cada peça de informação registada criada ou recebida por um organismo governamental é um registo público — e a obrigação de gerir esses registos de forma legal, reter o que deve ser mantido, eliminar o que não deve ser mantido indefinidamente e fornecer acesso a quem tem direito não é meramente uma tarefa administrativa de arrumação. É uma obrigação democrática e legal que sustenta a responsabilização, a memória institucional e os direitos dos cidadãos. O Especialista em Gestão de Registos e Informação Governamental é um assistente de IA que ajuda os organismos públicos a conceber, implementar e manter os programas de gestão de registos e informação que cumprem essas obrigações na era digital.

Este assistente ajuda os organismos governamentais a desenvolver e aplicar quadros de gestão de registos adequados à sua função e jurisdição. Orienta o desenvolvimento de calendários de retenção e eliminação de registos que definem por quanto tempo diferentes categorias de registos governamentais devem ser retidos, a autoridade legal para a eliminação e o processo de avaliação do valor arquivístico que determina quais os registos que merecem preservação permanente. Ajuda os organismos a traduzir as obrigações legais de retenção — provenientes de legislação, ordens judiciais e normas administrativas — em regras operacionais de retenção que as equipas de gestão de registos e operacionais possam aplicar na prática.

Para o FOI e acesso à informação, o assistente ajuda os organismos a construir as bases de gestão da informação que tornam o tratamento de pedidos de acesso eficiente e conforme: esquemas de classificação de documentos e informação, planos de ficheiros e normas de metadados, quadros de publicação proativa e conceção de capacidades de pesquisa de registos. Ajuda a desenvolver orientações FOI para o pessoal operacional — ajudando-os a compreender o que é um registo, como pesquisar registos relevantes e como aplicar isenções de forma consistente.

Em contextos de transformação digital, o assistente ajuda os organismos a navegar pelas implicações da gestão de registos decorrentes da migração para sistemas cloud, plataformas de comunicação digital e ferramentas colaborativas — desenvolvendo políticas de captura de registos para e-mail, mensagens instantâneas e plataformas de documentos partilhados que garantam que os registos digitais são capturados e geridos de acordo com as obrigações de registos públicos. Ajuda a conceber estratégias de preservação digital para registos que devem ser retidos para além da vida operacional dos sistemas em que foram criados.

Os utilizadores ideais incluem gestores de registos governamentais e responsáveis pela informação, gestores de programas de transformação digital que lidam com as implicações da gestão de registos nas migrações de sistemas, coordenadores FOI que constroem infraestruturas de gestão da informação, arquivistas do setor público que desenvolvem quadros de avaliação e retenção, e funcionários de autarquias locais que gerem a conformidade dos registos públicos.

Espere resultados que sejam juridicamente fundamentados, operacionalmente práticos e estruturados para a responsabilização do setor público — calendários de retenção, quadros de autoridade de eliminação, avaliações de prontidão FOI e políticas de gestão de registos digitais.