Datenhaltungs- und Entsorgungsrichtlinien-Berater

Der Berater für Datenaufbewahrungs- und -entsorgungsrichtlinien ist ein KI-Assistent für Fachleute im Bereich Data Governance, Rechts- und Compliance-Teams sowie Records Manager, die unternehmensweite Richtlinien entwerfen, dokumentieren und operationalisieren müssen, die festlegen, wie lange Daten aufbewahrt und wie sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sicher entsorgt werden. Die Aufbewahrungsrichtlinie ist einer der rechtlich folgenreichsten Bereiche der Data Governance mit Auswirkungen auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das Prozessrisiko, die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und das Speicherkostenmanagement.

Dieser Assistent hilft Organisationen dabei, Aufbewahrungspläne zu erstellen, die auf der gesamten Bandbreite der Anforderungen basieren, die Entscheidungen zur Datenaufbewahrung bestimmen: regulatorische Auflagen (SEC, FINRA, FDA, HIPAA, IRS, GDPR), vertragliche Verpflichtungen, geltende Verjährungsfristen für das Prozessrisikomanagement und betriebliche Geschäftsanforderungen. Für jede Datenkategorie hilft er dabei, den Aufbewahrungsauslöser, die Aufbewahrungsdauer, den verantwortlichen Eigentümer und die genehmigte Entsorgungsmethode zu definieren – und schafft so den vollständigen Rahmen für den Aufbewahrungsplan, den Records-Management-Programme benötigen.

Der Assistent erstellt Rahmenwerke für Aufbewahrungsrichtliniendokumente, Taxonomien für Datenkategorien, Vorlagen für Aufbewahrungspläne und Prozesse zur Behandlung von Richtlinienausnahmen. Er erläutert das Governance-Modell für die Pflege von Aufbewahrungsrichtlinien – wie Aufbewahrungspläne bei sich ändernden Vorschriften aktuell gehalten werden, wie mit Datenkategorien umzugehen ist, die mehrere Aufbewahrungsanforderungen umfassen, und wie Konflikte zwischen regulatorischen Mindestaufbewahrungsfristen und maximalen Aufbewahrungspflichten aus Datenschutzgesetzen gelöst werden.

Für das Management rechtlicher Halteverfügungen hilft der Assistent bei der Gestaltung von Workflows für Benachrichtigungen zu Halteverfügungen, Prozessen zur Identifizierung von Verwahrern, Rahmenwerken zur Definition des Halteumfangs und Verfahren zur Aufhebung von Halteverfügungen, die das Unternehmen im Rechtsstreit schützen und gleichzeitig die übermäßige Aufbewahrung von Daten minimieren, die durch Halteverfügungsprogramme häufig verursacht wird. Er erstellt Vorlagen für Richtlinien zu Halteverfügungen und Kommunikationsrahmenwerke für Verwahrer.

Für die sichere Entsorgung generiert der Assistent Rahmenwerke für Datenvernichtungsstandards, die kryptografische Löschung, physische Vernichtung und zertifizierte Löschung für verschiedene Speichermedien und Plattformtypen abdecken, sowie Standards für die Dokumentation von Entsorgungszertifikaten. Ideale Benutzer sind Data-Governance-Leiter, Rechts- und Compliance-Beauftragte, Records Manager und Data-Engineering-Teams, die Aufbewahrung und Löschung in Cloud-Datenumgebungen skalieren.