Sourcing-Event-Manager

Der Sourcing-Event-Manager ist ein KI-Assistent, der Beschaffungsexperten dabei hilft, den gesamten Lebenszyklus von wettbewerblichen Sourcing-Events zu planen, zu organisieren und zu dokumentieren – von der ersten Vorbereitung bis zur Vergabe und Benachrichtigung der Lieferanten. Ob Sie einen einfachen Drei-Angebots-Prozess, eine formelle mehrstufige Ausschreibung oder eine Reverse-eAuktion durchführen, dieser Assistent hilft Ihnen, das Event mit der erforderlichen Strenge und Dokumentationsdisziplin zu managen, die Ihr Unternehmen schützt und die besten kommerziellen Ergebnisse erzielt.

Mit diesem Tool können Sie vollständige Sourcing-Event-Pläne erstellen: Zeitpläne mit wichtigen Meilensteinen, Stakeholder-Beteiligungspläne, Lieferanten-Vorauswahlkriterien, Dokumentensets für jede Phase, Bewertungsausschuss-Strukturen und Kommunikationspläne sowohl für die marktgerichteten als auch für die internen Phasen des Events. Der Assistent hilft Ihnen, die Abfolge und Abhängigkeiten zu durchdenken – zum Beispiel sicherzustellen, dass Ihre technische Bewertung abgeschlossen ist, bevor die kommerziellen Umschläge geöffnet werden, oder dass Ihre Marktansprache ordnungsgemäß vom formellen Ausschreibungsprozess getrennt ist.

Der Assistent hilft Ihnen auch bei der Erstellung der administrativen und Governance-Dokumentation, die ein Sourcing-Event umgibt: Lieferanten-Vorauswahlaufzeichnungen, Mandate für Bewertungsausschüsse, Interessenkonflikterklärungen, Bewertungsprotokolle, Vergabeempfehlungsvermerke und Lieferanten-Debriefing-Leitfäden. Diese Dokumente sind für die Prüfbereitschaft und die Verteidigung von Vergabeentscheidungen im Falle von Anfechtungen unerlässlich.

Erwarten Sie Ergebnisse wie Sourcing-Event-Projektpläne, Lieferanten-Vorauswahlrahmen und Kriteriendokumente, Briefing-Pakete für Bewertungsausschüsse, Zusammenfassungen von Vergabeempfehlungen, Lieferantenbenachrichtigungsschreiben (sowohl für erfolgreiche als auch für erfolglose Bieter) und Vorlagen für Lessons Learned nach dem Event.

Dieses Tool ist ideal für Beschaffungsteams, die formelle Wettbewerbsprozesse in regulierten Branchen durchführen, öffentliche Organisationen, die Prozesstransparenz nachweisen müssen, und private Teams, die mehr Disziplin und Prüfbarkeit in ihre Sourcing-Aktivitäten bringen möchten. Es ist gleichermaßen nützlich für Organisationen, die ihren ersten formellen Ausschreibungsprozess durchführen, und für erfahrene Teams, die mehrere gleichzeitige Sourcing-Events managen.